Moje firma a doklady

V Nastavení → Moje firma upravíte údaje, které se tisknou na doklady: název, adresu, IČO a DIČ. DIČ se na doklad vytiskne, jen když ho vyplníte. Tamtéž zapnete veřejný formulář pro zákazníky.

Vzhled dokladů a číselné řady mají vlastní záložku Vzhled a nastavení dokladů.

Plátce DPH

Přepínač Jsme plátci DPH rozhoduje, jestli aplikace o dani mluví.

Když jste plátci, zadáváte u nákladů servisu cenu za kus bez DPH a k ní sazbu. Doklad pak ukáže základ, daň po sazbách a celkovou částku s DPH.

Když plátci nejste, na sazbu se vás aplikace neptá a položka má jedinou cenu. Doklady o dani nemluví vůbec, součet se jmenuje Celkem a přibude na nich věta, že plátci DPH nejste.

Volba se vyplní podle toho, jestli máte vyplněné DIČ, ale zůstává na vás. DIČ má i osoba identifikovaná k dani, která plátcem není.

Přepnutí se dotkne jen dokladů vystavených od té chvíle. Dřív vystavené doklady zůstanou, jak byly vydané.

Vzhled dokladů

Na záložce Nastavení → Vzhled a nastavení dokladů nastavíte, jak budou vaše doklady vypadat. Změna se projeví na dokladech vystavených od teď, starší zůstanou, jak jsou.

Vedle nastavení vidíte živý náhled příjemky: zmenšenou stránku A4 v poměrech, ve kterých se doklad vytiskne. Náhled se překreslí, jakmile změníte barvu, nahrajete logo nebo vyberete jiný vzhled, takže výsledek vidíte ještě před uložením. Kliknutím na náhled se doklad otevře v nové záložce jako PDF, tedy přesně tak, jak se vytiskne.

Barva firmy

V poli Barva firmy vyberete odstín, kterým Spree obarví záhlaví dokladů a e-maily, které chodí vašim zákazníkům. Nejlépe se hodí barva, kterou používáte na webu nebo na prodejně. Text na barvě doplníme sami černý, nebo bílý, podle toho, co je na ní čitelnější. Dokud barvu nevyplníte, mají doklady i e-maily barvu Spree.

Logo firmy

Do pole Logo firmy nahrajete PNG nebo JPG do 2 MB. Nejlépe vypadá logo s průhledným pozadím a výškou do 120 px. Vytiskne se v záhlaví dokladů, a to ve všech vzhledech. Bez loga se do záhlaví vysází název firmy a nezůstane tam prázdné místo.

Vlastní logo je součástí placených tarifů, od tarifu Standard. Logo nahrajete v Nastavení → Doklady. V tarifu Free je pole zamčené s odkazem na tarify a do záhlaví se vysází název firmy.

Který vzhled vybrat

Nové firmy začínají na vzhledu Moderní. Pokud už vzhled vybraný máte, změna se vás netýká.

• Klasik má číslo dokladu v barevném rámečku vpravo nahoře a strany dokladu proti sobě pod barevným pruhem.
• Úřední nemá barevné plochy, jen orámované bloky a tenkou linku. Šetří toner a snese kopírování.
• Moderní má barevný pruh přes celou šířku s logem a číslem dokladu, údaje v kartách.
• Obchodní vypadá jako obchodní doklad: logo vlevo, údaje firmy vpravo, barevné záhlaví tabulky s údaji.
• Kompakt dělí list na polovinu. Horní polovina je doklad, spodní odtrhávací díl pro zákazníka s velkým číslem záznamu, kontaktem na vás a odkazem na sledování stavu. Zákazník si spodní díl odtrhne, vy si horní necháte. Dlouhý popis se v něm zkrátí.

Povinné údaje, lhůta pro vyřízení reklamace, podpisy i razítka jsou ve všech vzhledech. Podpisy následují hned pod obsahem dokladu, takže krátký doklad nezabere celý list.

Podpis v e-mailech zákazníkům

Do pole Podpis v e-mailech zákazníkům napište, čím mají zprávy o změně stavu končit: jméno servisu, telefon, otevírací dobu, adresu. Zalomení řádků se zachová, takže podpis vypadá tak, jak ho napíšete.

Bez vyplnění zpráva končí obecnou větou, ať se zákazník obrátí na vás. Interní upozornění, která chodí vašim zaměstnancům, podpis firmy nemají.

Texty samotných zpráv upravíte na záložce E-maily a SMS.

Svoz zboží od zákazníka

Přepínačem Nabízet zákazníkům svoz zboží rozhodnete, jestli si zboží k reklamaci vyzvedáváte sami. Se zapnutým svozem si zákazník ve veřejném formuláři vybere, jestli zboží přinese nebo pošle, nebo jestli si ho vyzvednete u něj, a vyplní adresu. S vypnutým svozem se volba ve formuláři vůbec neukáže a zboží zákazník vždy přinese nebo pošle sám.

Svoz je součástí placených tarifů, od tarifu Standard. V tarifu Free je přepínač zamčený s odkazem na tarify.

Servisní požadavky z formuláře

Přepínačem Přijímat i servisní požadavky rozhodnete, jestli přes veřejný formulář berete i opravy mimo reklamaci. Se zapnutým přepínačem si zákazník hned na začátku formuláře vybere, jestli jde o reklamaci, nebo o servis.

U servisu se Spree neptá na číslo dokladu o koupi ani na požadovaný způsob vyřízení, protože ani jedno u opravy nedává smysl. Zákazník naopak může uvést, kolik je za opravu ochoten zaplatit. Je to nezávazný údaj, který vám napoví, jestli se mu oprava vyplatí.

Servisní modul je součástí placených tarifů, od tarifu Standard. V tarifu Free je přepínač zamčený s odkazem na tarify. S vypnutým přepínačem se volba ve formuláři vůbec neukáže a formulář přijímá jen reklamace.

Číselné řady dokladů

Číselné řady najdete na stejné záložce Vzhled a nastavení dokladů. Každý druh dokladu má vlastní číselnou řadu. U každé nastavíte:

• Předvolbu, například REK. Může obsahovat písmena bez diakritiky, číslice, spojovník a lomítko.
• Formát čísla, třeba s rokem nebo s rokem a měsícem. Pod nastavením vidíte, jak bude vypadat další číslo.
• Následující číslo. Zpět jít nejde, čísla by se opakovala.

Každý druh dokladu potřebuje vlastní předvolbu. Stejnou předvolbu u dvou druhů Spree neuloží.

Veřejný formulář

Tady zapnete formulář, přes který vám zákazníci podávají reklamace sami. Když k němu zapnete i servisní požadavky, vybírají si v něm mezi reklamací a servisem. Pod přepínačem je odkaz na formulář: ikonou vpravo ho zkopírujete, druhou ikonou si formulář otevřete. Odkaz dejte na svůj web, do e-mailového podpisu nebo na účtenku. Dokud je formulář vypnutý, odkaz nikam nevede. Jak s takovými záznamy pracovat, popisuje článek Založení záznamu.

Formulář je chráněný proti robotům, kteří by vám posílali falešné reklamace. Zákazník obvykle nic navíc nedělá, jen výjimečně ho formulář u tlačítka pro odeslání požádá o krátké ověření. Z jednoho připojení přijme formulář nejvýš 10 odeslání za minutu a 30 za hodinu. Pokud zákazníci formulář vyplňují na jednom tabletu na pultu, počítejte s tímhle stropem.